Zugegeben, ich war nie eine Person, die gern voraus plant . Ich hatte auch nie einen Kalender, wo ich mir Termine eingetragen habe, weil ich mir alles im Kopf merken konnte . Einerseits stimmte das, andererseits hatte ich dadurch ein wesentliches Problem: Mein Kopf war nie frei. Immer hatte ich 100 Dinge im Kopf , was noch alles erledigt werden muss.
Denn eines kann ich mittlerweile aus Überzeugung sagen: Aufgeschriebenes entlastet deine Gedanken. Ich fühle mich organisierter, produktiver und am Ende des Tages kann ich entspannt den Abend genießen und viel besser schlafen!
Wenn du das auch gerne möchtest, dann habe ich hier in diesem Beitrag die besten Tipps für dich, um deinen Monat produktiv zu gestalten .
Inhalt
1. Plane deinen Tag im Kalender
Seit ich meinen Tag grob im Kalender plane, fühle ich mich nicht mehr so gestresst und erreiche am Ende der Woche viel mehr, als ich das noch nicht gemacht habe.
Und so setzt du die Planung um:
Je nachdem welcher Typ du bist, verwende einen Jahresplaner in Buchform, oder mach es so wie ich – verwende den kostenlosen Google Kalender.
Ich verwende am liebsten den Google Kalender, weil ich meinen Tag übersichtlich nach Tageszeit planen kann. Ein weiterer Vorteil ist, dass man den Kalender auch als iPhone Nutzer mit dem Smartphone verknüpfen kann.
In der unteren Grafik, siehst du einen Auszug aus meinem Kalender. Der natürlich auch noch viel Freiraum bzw. Puffer für andere Tätigkeiten oder Pausen beinhaltet.
Es geht nämlich nicht darum, dass du jede Stunde, jeden Tag penibel planst. Das funktioniert wahrscheinlich auch gar nicht. Aber du hast bestimmt einige Aufgaben auf deiner ToDo Liste 😉 und die kannst du nun sinnvoll auf die Woche aufteilen. Das war das Stichwort für den nächsten Tipp.
2. Verwende ToDo-Listen
Immer diese ToDo-Listen. Ultra lange Listen, deren Aufgaben eh nie erledigt und in der Schublade vergessen werden.
So habe ich zumindest früher gedacht. Mittlerweile bin ich pro ToDo-Listen, weil ich sie smart einsetze. Weil nur dann bringen sie Ordnung in dein Leben und machen dich produktiver.
Wie du effiziente ToDo-Listen machst (Exkurs)
Es bringt dir nichts, wenn du ewig lange ToDo-Listen schreibst. Das macht dich nicht produktiver sondern eher frustrierter.
ToDo-Listen JA, aber dann richtig.
3 statt 1 Liste
Führe statt Einer, drei ToDo-Listen. Denn so kannst du die Aufgaben in Kategorien einteilen und es wird Ordnung geschaffen.
Zum Beispiel in
- Masterliste für Aufgaben mit hoher Priorität,
- Wochenliste für Aufgaben, die innerhalb einer Woche erledigt gehören
- Und eine Tagesliste für Aufgaben, die du am aktuellen Tag erledigen möchtest.
Aber behalte im Hinterkopf, dass du die Liste nicht zu voll machst. Ziel ist es so gut wie alle Aufgaben zu erledigen. Wenn die Liste zu voll ist, bringt dich das nicht voran.
1-3-5 Regel
Die 1-3-5 Regel kannst du bei deiner Tages-ToDo anwenden. Diese kannst du wie folgt organisieren:
- Ganz oben steht eine Aufgabe, die die höchste Priorität hat
- Nun folgen drei wichtige Aufgaben
- Zum Schluss folgen 5 kleine Aufgaben, die schnell zu erledigen sind. Und mehr Aufgaben benötigt es gar nicht.
Große Aufgaben in Teilschritte zerteilen
Bei größeren Projekten macht es Sinn einzelne Aufgaben bzw. Schritte aufzuschreiben, die zum großen Ziel, also zum fertigen Projekt führen. Hier macht es außerdem Sinn, nicht die wichtigsten Aufgaben oben anzuordnen, sondern die kleinen Teilschritte, die du schaffen möchtest um deinem Ziel näher zu kommen.
3. Setze dir Ziele
Eigentlich gehört dieser Punkt ganz nach oben. Denn ohne Ziel, welches man vor Augen hat, weiß man doch gar nicht was man planen soll, oder?
Darum macht es Sinn, dass du dir Ziele setzt. Entweder größere Ziele, die du am Ende des Monats erreichen möchtest, oder kleinere Wochen- oder sogar Tagesziele.
Damit du ein besseres Bild davon hast, welche Ziele ich meine habe ich hier ein paar Beispiele:
Monatsziele
- Veröffentlichung deiner Website/Landingpage
- Launch deines E-Books
- Steigerung deines Monatsumsatzes
- Ausmisten und Sortierung deines Kellers/Kellerabteils
Wochenziele
- Schreiben eines Blogbeitrags
- Gewinnung eines Neukunden
- Vorbereitung eines Newsletters
- Versenden von mind. 3 Bewerbungen
Tagesziele
- Mind. 2 Liter Wasser trinken
- Bewerbungsunterlagen optimieren und an einem Unternehmen schicken.
- Instagram Beiträge für die nächste Wochen vorbereiten
4. Dran bleiben!
Auch für mich war das Planen und Organsieren anfangs eine Umstellung. Darum rate ich dir nicht, von 0 auf 100 starten zu wollen. Das führt am Ende dazu, dass du die Planung maximal für 1 – 2 Wochen durchziehst und sie dann wieder vernachlässigst.
Du kennst dich am besten. Beginne langsam. Schritt für Schritt. Probier, welche Planungstechniken dir zusagen, und mit Welchen du dich gar nicht anfreunden kannst.
Dann verspreche ich dir, wirst du Erfolg bei deiner Planung und Organisation haben.
ToDo-Liste von Büroqueens
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Autorin: Tamara Juric
Tamara Juric ist die Gründerin von Bueroqueens und seit 2019 als Grafikerin & Webdesignerin unter dem Namen KolibriDesign selbstständig. Auf ihrem Blog schreibt sie über Themen des alltäglichen Büro-/Karrierealltags.
